Ondes et Matière (EDOM)

CEA/LMCE - Laboratoire Matière sous conditions extrêmes - DAM
C2N - Centre de Nanosciences et de Nanotechnologies
DMPE - Département Multi-physique pour l'énergétique
IAS - Institut d'Astrophysique Spatiale
ICP - Institut de Chimie Physique
ISMO - Institut des Sciences Moléculaires d'Orsay
LAC - Laboratoire Aimé Cotton
LCF - Laboratoire Charles Fabry
IJCLab - Laboratoire de Physique des deux Infinis Irène Joliot-Curie
LPGP - Laboratoire de Physique des Gaz et des Plasmas
LPP - Laboratoire de Physique des Plasmas
LPS - Laboratoire de Physique des Solides
LuMIn - Laboratoire Lumière, Matière et Interfaces
LIDYL - Laboratoire Interactions, Dynamique et Lasers
ONERA/DOTA - Département Optique et Techniques Associées
ONERA/DPHY - Physique, Instrumentation, Environnement, Espace
ONERA/DMPE - Département Multi-physique pour l'énergétique
ONERA/LEM - Laboratoire d'Études des Microstructures
SPEC - Service de Physique de l'État Condensé
SOLEIL - Synchrotron Soleil

 

Avant de vous inscrire en 1^ère année de thèse, il faut suivre la procédure de recrutement, soit par le biais du concours de l’ED soit par le biais d’un recrutement hors concours .

Pour rappel, il faut :

• avoir déposé un dossier de candidature via ADUM et que celui-ci ait été accepté pour examen par la direction de l’EDOM. Espace Candidature
• avoir eu une audition :
  • devant le jury du concours si vous postulez pour le concours des contrats doctoraux EDOM,
  • ou devant un jury spécifique, composé d’un membre de la direction de l’EDOM, un représentant du laboratoire externe au projet doctoral et ayant l’HDR, et le/la futur(e) directeur(trice) de thèse et/ou co-encadrant(e) en qualité de membre observateur.

A l’issue de cette audition, un PV d’admission avec avis favorable est remis au secrétariat de l’EDOM.
A la réception du PV signé par tous les membres du jury, votre dossier de candidature sera alors basculé dans la base inscription de ADUM, pour vous permettre de commencer la procédure d’inscription en 1^ère année de thèse.

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 1^ère année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Justificatif de financement sur 36 mois minimum (attestation d’engagement qui comporte les dates de début et de fin de thèse ainsi que le salaire mensuel perçu ou contrat de travail signé par toutes les parties, notification de bourse).
• Attestation de réussite au diplôme permettant de rentrer en thèse (diplôme de Master 2, diplôme d’ingénieur, etc…), ou le cas échéant une attestation provisoire de réussite à ce diplôme,
• Attestation de la CVEC (année en cours - Académie VERSAILLES),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours,
• Attestation de sécurité sociale à jour :
  - pour les doctorants citoyens d'un pays de l'Espace économique européen, la sécurité sociale du pays est valable, joindre une attestation en cours de validité.
  - pour les doctorants internationaux ne disposant pas encore de la sécurité sociale : vous inscrire sur Ameli.fr,
• Si vous êtes en cotutelle : convention de cotutelle ou projet de convention de la cotutelle en cours.

Autres informations :

Si vous avez été classé(e) au concours EDOM, sur liste complémentaire, que vous avez obtenu un autre financement et souhaitez vous inscrire à l'EDOM, prenez contact avec Mme Nadia Chapiteau avant d'entamer toute démarche sur ADUM.

Les candidats admis en thèse hors concours peuvent s'inscrire tout au long de l'année universitaire.
A noter, que l'inscription doit être entamée avant l'entrée en thèse.

Quelques conseils :

• Indiquez si vous êtes doctorant contractuel chargé d’enseignement (votre mission d'enseignement vous permet de bénéficier des points de formation à hauteur de 7 points maximum),
• Décidez avec votre directeur(trice) de thèse de la composition de votre comité de suivi.
• S’il y a un co-encadrement, renseignez correctement la quotité d’encadrement pour au minimum de 25% par co-encadrant.e.
• Renseignez le résumé de votre projet de thèse en français comme en anglais. Ce résumé doit être identique et suffisamment détaillé pour cause il sera publié sur le site national des thèses que de nombreuses entreprises consultent.
• Pensez à activer votre adresse mail @universite-paris-saclay.fr ici

Guide d’accueil des doctorants et chercheurs internationaux

Avant la réunion de votre comité de suivi, vous recevez un questionnaire de satisfaction transmis par le secrétariat de l'école doctorale. Il faut le remplir et l'envoyer exclusivement au directeur adjoint de l’EDOM, référent de votre laboratoire d’accueil

A partir du mois d’Avril, vous devez donc commencer à organiser votre comité de suivi de fin de 1^ère année de thèse pour établir votre rapport de comité (CR) de suivi de thèse incluant dans le livret de suivi de thèse.

• Il est obligatoire que votre livret de suivi de thèse signé par ses membres soit déposé sur ADUM entre les mois de Juin et Septembre,  AVANT de pouvoir vous réinscrire. Pour ce faire, le référent de votre comité de suivi doit envoyer votre livret de suivi de thèse à l'école doctorale.
• Toutes les réinscriptions en 2^ème année, quelque soit la date de leur début de thèse, même tardive, doivent s’effectuer entre le 1^er juin et 31 octobre.

Votre dossier de réinscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 2^ème année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Copie de votre contrat de travail signé par toutes les parties ou notification de bourse,
• Attestation de sécurité sociale à jour,
• Attestation de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile en cours et/ou pour l’année universitaire sur laquelle vous vous inscrivez.

Organisation de vos entretiens de suivi de thèse en vue d’une réinscription en 3^ème année de thèse :

1. Envoyez au directeur adjoint de l’EDOM, référent de votre laboratoire d’accueil, votre rapport d’avancement sur travaux rempli et signé par votre directeur de thèse et vous-même. Rapport d’avancement sur travaux pour réinscription en thèse.
2. Planifiez un premier entretien avec votre directeur de laboratoire ou le représentant du laboratoire chargé du suivi des doctorants.
3. En Septembre, le secrétariat de l’ED vous proposera des créneaux disponibles pour fixer un second entretien de suivi de thèse avec le directeur adjoint de l’EDOM, référent de votre unité de recherche.

A savoir :  

• L’EDOM déposera votre rapport de comité de suivi de thèse sur ADUM, ce qui complètera votre dossier d’inscription.

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 3^ème année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Copie de votre contrat de travail signé par toutes les parties ou notification de bourse,
• Attestation de sécurité sociale à jour,
• Attestation de paiement de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours.

Si vous soutenez votre thèse avant le 31 décembre de l’année en cours, la réinscription en 4^ème année de thèse n’est pas nécessaire.

Dans le cas contraire, vous devez vous réinscrire en 4^ème année de thèse.

Cas n°1 : pour une réinscription effective :

• Vous avez commencé tardivement votre thèse et n’avez pas terminé les 36 mois de votre thèse au 31 décembre,
• Vous êtes en cotutelle pour 4 ans (ou plus),
• Vous avez une convention CSC pour 4 ans,
• Vous avez obtenu une prolongation de financement pour votre thèse au-delà du 31 décembre lors des appels à prolongation des contrats doctoraux.

Pour cette réinscription, il est, dans tous les cas, obligatoire de déposer sur ADUM (en un seul PDF) votre justificatif de financement (avenant à votre contrat de travail et votre contrat de travail initial, convention de cotutelle, notification de bourse CSC, attestation de prolongation du financement de thèse au-delà du 31 décembre, etc…).

Cas n°2 : si vous soutenez votre thèse après le 31 décembre de l’année en cours mais que vous n’êtes pas dans l’un des 4 cas mentionnés ci-dessus, vous devez vous réinscrire en 4^ème année de thèse en justifiant impérativement d'un financement de thèse jusqu'à votre soutenance en sachant que vos ressources doivent être à la hauteur de ce qui est demandé dans le règlement intérieur de l'EDOM III.3.8

Votre dossier d’inscription doit comporter tous les documents obligatoires pour s’inscrire en 4^ème année de thèse : à déposer sur ADUM en un seul PDF.

• Pièce d’identité recto-verso (ou passeport),
• Attestation de sécurité sociale à jour,
• Attestation de paiement de la CVEC (année en cours),
• Attestation d’assurance responsabilité civile pour l’année en cours,
• Copie de votre contrat de travail depuis le début de votre thèse, signé par toutes les parties,
• Tout justificatif de prolongation de financement indiquant les dates de début et de fin ainsi que le montant mensuel brut ou net perçu.

Pour toutes les étapes de l'admission à la soutenance, vos interlocuteurs (référents ED) sont les directeurs adjoints qui vous accompagnent tout au long de votre doctorat.

Directeur Adjoint

Directeur Adjoint

M. BOIRON Denis
denis.boiron@institutoptique.fr
Institut d'optique Graduate School (IOGS)
Laboratoire Charles Fabry (LCF)
Référent des laboratoires : C2N, LAC, LPS, LTCI, LUMIN.

Directeur Adjoint

M. BENCHEIKH Kamel
kamel.bencheikh@c2n.upsaclay.fr
Centre de Nanosciences et de Nanotechnologies (C2N - CNRS)
Référent des laboratoires : LMCE, IJCLab, ICP, LCF, LPGP, LPP, SPEC

Pour toutes questions administratives concernant votre contrat doctoral dans le domaine des Ressources Humaines (signature, avenant, arrêt maladie), et uniquement pour des doctorants ayant pour employeur, l'Université Paris-Saclay, vous devez vous adresser au service Ressources Humaines Pôle Recherche :

Adresse générique du service RH (à privilégier) : rh-doctorants.sciences@universite-paris-saclay.fr

En copie la responsable du Pôle Recherche Mme Vanessa DELAISSE vanessa.delaisse@universite-paris-saclay.fr

Pour les autres doctorants ayant un autre financement, adresser vous au service Ressources Humaines de votre laboratoire d'accueil.

Pour 10 points :

• Cours : 1 point pour 5 heures (limite maximale 10 points pour un cours)
• Conférences nationales ou internationales : 1 point pour 5 heures, à hauteur de 10 points maximum pour la totalité des conférences suivies.

Pour 5 points :

• Participation à des comités d’évaluation ou à des jurys : 1 point pour 5 heures effectuées à hauteur de 5 points maximum.
• Membre d’un comité d’organisation d’une manifestation scientifique : 1 point pour 5 heures effectuées, à hauteur de 5 points maximum.

Pour 7 points :

• Mission d’enseignement et vacations : 1 point pour 5 heures de formation, liées à l’enseignement pour les doctorants enseignants, à hauteur de 7 points maximum.

Parcours de formation à l’enseignement du supérieur. 

• Mission de médiation scientifique, d’expertise ou valorisation : 1 point pour 5 heures de formation, à hauteur de 7 points maximum.

Pour 3 points :

• Représentant des doctorants dans les conseils de laboratoire, d’école doctorale, de Graduate School : 3 points pour 2 ans ou plus.
• Engagement associatif étudiant (associations étudiantes uniquement) : 1 point pour 5 heures à hauteur de 3 points maximum.
• Participation active à une société savante ou à une association de diffusion de la science : 1 point pour 5 heures à hauteur de 3 points maximum.
• Participation à un programme de mentorat : 1 point pour 5 heures à hauteur de 3 points maximum.
• Co-encadrement de stagiaires en laboratoire : 1 point pour 5 heures effectuées, à hauteur de 3 points maximum.

Pour 1 point :

• Cours : 1 point pour 5h de cours suivis
• Représentant des doctorants dans les conseils de laboratoire, d’école doctorale, de Graduate School pour une seule année.

La déclaration et validation des formations se font exclusivement sur l’espace personnel ADUM du doctorant

• Formations proposées sur catalogue par ADUM et l’Université Paris-Saclay :

Il faut prendre contact avec le responsable ou la gestionnaire de la formation pour que la formation puisse être validée et intégrée dans votre portfolio des compétences.

• Formations et activités hors catalogue :

Le doctorant doit déclarer exclusivement sur son espace personnel ADUM dans la rubrique « Formation hors catalogue ».

Seule une attestation de présence signée par l'enseignant responsable de la formation, indiquant les dates de formation et le total des heures suivies devra être déposée pour validation et attribution des points de formation.

Dans le cas échéant, joindre une attestation de participation signée et tamponnée par le directeur de thèse qui certifie les dates et le total des heures de formation suivies.

A savoir

Tous doctorants chargés de mission d'enseignement doivent suivre une formation à l'enseignement pour valider cette activité dans le plan de formation pendant la préparation de leur thèse.

Selon l’arrêté de la formation doctorale et du règlement intérieur de l’EDOM, les procédures de suivi sont obligatoires et renouvelées pour chaque année universitaire et pour toute réinscription en thèse quelque soit l’année.

Guide du comité de suivi

Le livret du comité de suivi doit être complété entièrement en fonction de l’année en thèse. Le rapport du comité de suivi est obligatoire pour une réinscription dans toutes les années de thèse. Il doit être déposé sur votre espace personnel ADUM au plus tard le 31 Août.

Si les travaux présentent un caractère confidentiel avéré, les membres du comité de suivi signent un engagement de confidentialité qui est remis à la direction de thèse, avant de prendre connaissance des travaux.

Le guide des comités de suivi individuel des doctorants

Comment constituer votre comité de suivi

En concertation avec votre directeur.trice de thèse, vous devez choisir votre comité de suivi. Il peut se constituer avant ou après votre première inscription en thèse. En fin d’année civile, il devra être renseigné sur votre profil ADUM.

Un parrain doctoral, non-spécialiste du domaine de la recherche de thèse,

• Devra disposer d’une expérience passée d’encadrement doctoral,
• Être détenteur de l’habilitation à diriger des recherches, si possible,
• Être membre du laboratoire d’accueil du doctorant,
• Être extérieur à son équipe de recherche.

Un tuteur scientifique, expert du domaine de recherche de la thèse.

• Être extérieur au laboratoire d’accueil du doctorant
• Être extérieur à l’Université Paris-Saclay, dans la mesure du possible.
• Ne doit pas être un collaborateur régulier, ni cosigner régulièrement des articles avec les membres de l’équipe d’accueil du doctorant.
• Pouvoir comprendre les aspects techniques du travail de recherche du doctorant.

Parmi ces deux membres, il faut nommer obligatoirement sur ADUM, le référent de votre comité de suivi.

Quel est le rôle du référent de votre comité de suivi ?

Le référent du comité de suivi est celui qui se charge de rédiger le rapport du comité de suivi et de le transmettre au plus tôt, à l'école doctorale, à l'adresse nadia.chapiteau@universite-paris-saclay.fr au plus tard le 31 Août. Ce qui vous permettra de compléter votre dossier de réinscription en thèse. Le référent de votre comité de suivi est choisi sans critère particulier.

Attention : Le référent de votre comité de suivi ne doit pas être confondu avec le référent du laboratoire d’accueil qui est l’un des directeurs adjoints de l’EDOM.

A savoir :

Les directeur-adjoints de l’EDOM et les directeurs et directeur-adjoints du laboratoire d’accueil du doctorant ne participent pas à ce comité de suivi individuel.

Les membres du comité de suivi individuel ne peuvent pas être rapporteurs de la thèse.

A faire :

Le doctorant doit transmettre son livre de comité de suivi visé par le directeur de thèse au moins 7 jours avant la réunion du comité de suivi.

En Avril ou Mai de chaque année, vous devez organiser une réunion de votre comité de suivi.

Pour organiser ce comité :

• Contactez quelques mois ou semaines avant, les membres de votre comité de suivi et votre directeur ou directrice de thèse pour planifier la date de cette réunion qui peut être en présentiel ou distanciel.
• Faites votre rapport d’avancement de 2^ème année de thèse à la suite de votre comité de suivi de 1^ère année, ou de 3ème année de thèse à la suite de votre comité de suivi de 2ème année.
• Envoyez ensuite ce livret aux membres de votre comité de suivi au moins 7 jours avant la réunion.

La réunion comportera 3 étapes :

• Étape 1 : Présentation de l'avancement des travaux par le doctorant et discussions (la direction de thèse peut être présente lors de cette étape, mais ce n’est pas obligatoire),
• Étape 2 : Entretien du comité de suivi avec le doctorant et sans la direction de thèse,
• Étape 3 : Entretien du comité de suivi avec la direction de thèse et sans le doctorant.

Après la réunion, les deux membres de votre comité de suivi pourront alors ajouter leurs conclusions, avis et recommandations dans le document au format .docx, puis :

• Le transmettre daté et signé, au format PDF, à l’école doctorale, à l’adresse nadia.chapiteau@universite-paris-saclay.fr,
• Et vous le transmettre daté et non-signé, au format .docx, pour que vous puissiez l’utiliser à nouveau l’année suivante.

Le document livret de suivi en format PDF daté et signé est nécessaire pour votre réinscription en thèse.
Il doit être transmis à l’école doctorale au plus tôt, avant le 31 août, date limite. Sans ce document, vous ne pourrez pas être réinscrit, et votre thèse ne pourrait pas se poursuivre. La bonne réception de ce document dans les délais vous permettra de vous réinscrire en thèse à compter de septembre 2023.

Afin de promouvoir les projets des doctorants en matière de participation, l’EDOM peut vous aider financièrement à l’aide d’une subvention à hauteur de 500€ uniquement pour une formation scientifique.
Les frais de transport et d'hébergement ne sont pas pris en compte.

Cette participation est versée directement à votre laboratoire, une seule fois au cours du doctorat, dans la limite du budget annuel que nous pouvons consacrer à cette opération.

Les doctorants intéressés doivent envoyer à Nadia CHAPITEAU, une demande qui doit obligatoirement comprendre : 

1. L’annonce et le programme prévisionnel de l’école thématique, ou du séjour à l’étranger, ou du stage de formation spécialisée, ou l’école d’été ou d’hiver, 
2. Le devis indiquant le coût de la formation,
3. Le budget prévisionnel de la mission, 
4. Le formulaire renseigné et signé par votre directeur de thèse et vous-même : 

Transmettre une copie de votre ordre de mission à l’EDOM après émission par votre laboratoire. 

Rappel

Toute mission en France ou à l'étranger doit faire l'objet d'un ordre de mission officiel établi par votre employeur : Université, CEA, CNRS, etc…, qui vous couvre administrativement et vous assure en cas d'accident ou de problème médical. Si la mission est financée par un autre organisme, l’ordre de mission de votre employeur sera établi sans frais.

Merci de respecter cette procédure et de prendre contact avec Nadia CHAPITEAU pour toute information.

Si la soutenance est au plus tard le 31 décembre, le doctorant ne doit pas se réinscrire.

La déclaration de soutenance doit être déclarée sur ADUM :

• 3 mois si la soutenance est à caractère confidentiel
• 2 mois avant la date prévue de soutenance

Autres situations :

• Pour les soutenances en septembre, il faut prendre en compte la fermeture estivale. La procédure de déclaration de soutenance se fera pour la 1^ère quinzaine de septembre au plus tard le 12 mai et pour la 2^ème quinzaine de septembre au plus tard le 5 Juillet.
   
• Pour les soutenances après le 15 décembre : au plus tard le 15 Octobre.
  
  Il est possible de demander un planning prévisionnel au secrétariat pour vous aider à préparer votre soutenance et ainsi connaître les délais pour chaque étape.

La soutenance peut être programmée en début de la procédure par le doctorant sur ADUM jusqu’à la veille de la soutenance par l’ED, pour indisponibilité d’un ou plusieurs membres du jury à être en présentiel.

Pour ce faire dans les deux cas, il faut créer des salles virtuelles et remplir le formulaire de déclaration de garant technique et transmettre ce document à Nadia Chapiteau.

Lors de l’envoi des convocations officielles à la soutenance, chaque membre du jury en visioconférence recevra une procuration donnant le droit au président du jury de signer le PV et rapport de soutenance en son nom.

Chaque procuration doit être transmise au directeur de thèse avant la soutenance et complété après par le nom du président du jury.

La rédaction doit être faite de préférence en français. Une rédaction en anglais est toutefois possible. 

Une moitié de nos docteurs trouvent un emploi dans le domaine de la recherche au sein de l’université ou de grands organismes de recherche (CNRS, CEA, ONERA, etc). L’industrie est un débouché important. Nos docteurs s’insèrent majoritairement dans des métiers techniques qui leur permettent de valoriser leurs compétences. Ils se répartissent entre grands groupes (Thales, Saint Gobain, etc), PME et start ups technlogiques.

Le doctorat à l'Université Paris-Saclay - Regards croisés des doctorants et encadrants sur la formation doctorale (2023)
 

Enquêtes et Bilans - Université Paris-Saclay